Zelfs in onze sector, die op zich als vrij traditioneel te boek staat, maken we inmiddels gebruik van technologische hulpmiddelen. Het zijn babystapjes, toegegeven, maar wie anno nu de personeelsplanning nog in excel bijhoudt en de recepturen in een kladblok noteert, loopt hopeloos achter.
Ik bevind mij in het bedrijfspand in Amersfoort waar Horeko is gehuisvest. Het bedrijf is net verhuisd, en de prachtige keuken is de centrale plek binnen het kantoor. Toepasselijk, want Horeko is binnen de horeca ijzersterk in het aanbieden van oplossingen voor menu-engineering en personeelsplanning. René Hogendoorn is accountmanager en weet daarom precies wat zijn klanten nodig hebben en wat het systeem biedt. “Laat ik vooropstellen dat wij ons hebben gespecialiseerd in horeca, waardoor we alle horeca-specifieke problemen kunnen tackelen, zeker op het vlak van personeelsplanning. Je hebt namelijk te maken met veel parttimers, waaronder studenten, en bijzondere werktijden. Juist omdat je met zoveel jonge mensen werkt, moet je niet meer met papier werken. Op school wordt al niet meer met papier gewerkt, dus waarom zou je dat op het werk wel doen? Daarnaast verdien je de investering razendsnel terug, zelfs met een klein team, om maar niet te spreken van de tijdwinst, de verbetering van de communicatie en het voorkomen van onduidelijkheid.”
Personeel is een struikelblok
René is duidelijk enthousiast over wat voor impact zijn systeem kan hebben op de personeelsplanning binnen een restaurant, maar dat is logisch, hij is accountmanager. Toch zie ik al snel de voordelen in van het werken met een dergelijke oplossing, wanneer ik mij verder laat inlichten en enkele kritische vragen stel. Want hoe werkt het nu eigenlijk? Is het systeem wel zo gemakkelijk en efficiënt? “Personeel is misschien wel het grootste struikelblok voor horecaondernemers”, vertelt René. “Vrijwel niemand werkt er van negen tot vijf. Met het rooster in ‘de cloud’ kan iedereen op ieder moment zijn voorkeuren aangeven en wijzigingen doorvoeren. Je kunt als werkgever een rooster aanmaken, waarna het personeel feedback geeft en iedereen zijn eigen bezetting kan bepalen. Op deze organische manier ontstaat er een werkbaar rooster waarmee iedereen tevreden is. Als ondernemer heb je een perfect en direct inzicht in uren en kosten van het personeel. Ongelofelijk belangrijk, want het personeel is vrijwel altijd de grootste kostenpost voor jou als restaurateur.”
Natuurlijk werkt de personeelsregistratie via een app. Iedereen heeft een smartphone, of anders wel een tablet. “Het alternatief is papier. Zie je het voor je?”, vraagt Hogendoorn. Nee, eigenlijk niet, eerlijk gezegd. “Ook voor een personeelsbestand van een man of acht zou ik niet meer met papier werken, wanneer je je realiseert dat ons pakket een paar tientjes in de maand kost. Heb je meer dan twintig personeelsleden? Dan kun je absoluut niet zonder. Alleen al de urenregistratie, dat kan bij ons met een vingerafdruk bij het in- en uitklokken. Als ondernemer heb je in één keer alle uren op een rij, waarna je ze kunt goedkeuren en verwerken. Je hebt dus nog steeds honderd procent controle, niets om bang voor te zijn dus. Je kunt in de app ook doorgeven dat je als personeelslid hebt gegeten, want de Belastingdienst stelt het verplicht om een prijs aan de personeelsmaaltijd te hangen, anders wordt het belast. Eigenlijk zitten alle voorkomende vraagstukken in onze app en blijft de leidinggevende altijd de controle houden. Meer dan vroeger zelfs, want er is veel meer interactie; je kunt zelfs een nieuwsbrief uitsturen naar al je personeelsleden. Heel handig, zeker als je veel studenten in je team hebt, waarvan sommigen maar een uur of vier per week in je zaak zijn. Op die manier houd je iedereen betrokken.”
Betere marges dankzij menu-engineering
Voordat we echt te ver de diepte in gaan, is het raadzaam om even te schakelen naar de andere ‘tool’ die Horeko biedt: menu-engineering. Voor de professionele keuken enorm handig, zeker als je wilt besparen op de inkoop en een goede marge wilt bewaken. “Menu-engineering is binnen ons bedrijf een compleet ander verhaal”, aldus René. “Het biedt inzicht in welke gerechten je het vaakst verkoopt, welke gerechten de beste marge hebben en al dat soort zaken. Natuurlijk kun je met die kennis in het achterhoofd de margemakers gaan upsellen bijvoorbeeld. Als ondernemer moet je natuurlijk wel eerst alle ingrediënten invoeren in het systeem, waaruit je de recepturen maakt. Op die manier kun je de marges blijven monitoren, want de ingrediënten zijn gekoppeld aan de actuele prijzen van de groothandels. Je krijgt een bericht wanneer iets duurder wordt, dus dan kun je de prijs aanpassen. En dan weer: het alternatief is papier… Wil je het risico lopen dat alle kennis over de inkoop en de recepturen verdwijnt als een kok een andere baan heeft gevonden? Lijkt me niet. Het systeem adviseert overigens ook de verkoopprijs, met daarbij een gezonde marge. Ik zou dit in de realiteit wel toetsen op euro’s, want soep is bijvoorbeeld in percentages niet zo heel spannend, je moet er heel veel van verkopen. Die kennis helpt je bij het ondernemen.”
René stipt ook de welbekende matrix aan die je bij menu-engineering gebruikt. Je spreekt dan over de slapers, winnaars, hardlopers en verliezers. “Het ideale scenario? Wanneer alle gerechten op je menukaart even goed verdienen. Dan maakt het niet uit wat je gast kiest van de kaart, maar in de realiteit is dit echter niet het geval. In de mix maak je natuurlijk veel goed, maar als wij jou kunnen helpen om het op jaarbasis twee procent beter te doen, dan heb je het over serieus veel geld. Als jij netjes alles invoert in het systeem, dan zien we dat die twee procent haalbaar is. Veel van onze klanten bereiken die plus en uiteindelijk bekijken ze het systeem compleet anders dan toen ze het nog niet gebruikten. De allereerste gedachte is ‘hoeveel kost het en wat levert het mij op?’, terwijl naderhand blijkt dat professionalisering van het bedrijf de grootste winst is gebleken voor de ondernemer. Natuurlijk, ik kom ook wel eens restaurateurs tegen die het allemaal wel een beetje te spannend vinden, maar als je nog op papier werkt, dan krijg je je jongere personeelsleden niet goed meer mee. Het is moeilijk te meten wat je in euro’s verdient op allerlei functionaliteiten in het systeem, maar je krijgt er een professioneler bedrijf van met meer betrokken collega’s. Je kunt zelfs een printertje aan het systeem hangen om stickers te printen; dit in verband met de HACCP en eventuele controles van de NVWA. In de agenda zet je ook periodieke taken met betrekking tot de schoonmaak, waarna de melding bij je personeel pas verdwijnt wanneer de taak is uitgevoerd. Dat kan op naamniveau, zodat je ziet wie de taak wanneer heeft uitgevoerd. Aan het eind van de dag is het schermpje leeg als het goed is en dan is alles in orde op het vlak van hygiëne. Voor de ontwikkeling hiervan hebben we samengewerkt met een controlebureau, dus het is helemaal specifiek voor de horeca ingericht. Als er een controleur komt, dan heb je met één druk op de knop alle gegevens paraat. Je ziet het, de voordelen zijn vrijwel eindeloos… Uiteindelijk blijkt de betere manier van communiceren een belangrijk pluspunt te zijn voor je personeel, terwijl je er als ondernemer een efficiëntere en meer winstgevende operatie voor terugkrijgt.”
Op school werken studenten al digitaal
In Amersfoort worden de studenten ook op digitale wijze onderwezen op Leerhotel Het Klooster. Joost den Ouden onderwijst er op het gebied van back office en het magazijn. Joost werkte eerder in verschillende sterrenrestaurants. We vroegen hem vorig jaar al hoe het binnen het leerhotel is geregeld: “Je moet de operatie in een sterrenzaak natuurlijk niet overschatten”, vertelt hij. “Koken voor veertig man is heel wat anders dan de complexiteit van de operatie hier. Wij werken heel procesmatig; alle recepturen worden gecalculeerd. Niet in een excelbestand, want de prijs van melk is de ene dag anders dan de andere, maar in een speciaal programma dat de prijzen bij verschillende leveranciers realtime binnenhaalt. Als school zijn wij op veel vlakken verder dan de leermeesters en veel hotelbedrijven. Zeker vergeleken met kleinere horecazaken en hotels. Vaak is het ‘houtje touwtje’ wat daar gebeurt. Voor ons is het noodzakelijk om het zo te doen, want we werken met ongeveer 6000 producten. Als je dan het overzicht niet hebt, laat je geld liggen.” Joost legt studenten soms uit wat de consequenties zijn als je een plakje extra kaas legt op een clubsandwich. “We verkopen er 1200 per jaar, een plak kaas kost een kwartje. Als ik ze vertel dat ze op die manier 300 euro hebben weggegeven, dan zie je die ogen ineens groot worden.”
