Een goed draaiende horecazaak is geen garantie op succes bij meerdere vestigingen. De reden is simpel: een topmanager kan niet overal tegelijk zijn. Om de controle te behouden over vitale processen als inkoop, voorraad, productie en foodcost maken multi-unit ondernemingen steeds vaker gebruik van een zogenaamde ‘Single Source of Truth’. En die controle is broodnodig.
Bij schalen naar meerdere vestigingen neemt de complexiteit voor het management exponentieel toe. Volgens een Canadees onderzoek overleeft 60 procent van de restaurants het eerste jaar niet. Gebrekkige zakelijke controle blijkt doorslaggevend. Goed management kan je nu eenmaal niet zomaar opschalen.
In een kleine zaak kan één iemand de boel nog goed in de gaten te houden. In grote organisaties is er niet één iemand die alles weet. Er zijn meerdere teams en gespecialiseerde managers. Dan is er behoefte aan een systeem dat alle kennis verzamelt, analyseert en antwoorden biedt.
Spreadsheets = dead sheets
Met spreadsheets kan je zo een systeem ontwikkelen, al zorgen ze doorgaans voor meer problemen dan ze oplossen. Zeker bij de uitrol in meer dan twee vestigingen. De updates raken verspreid of zitten stof te vergaren in een lokale inbox. Teams werken in verouderde versies of doen alsof hun neus bloedt als het hen uitkomt. “Die nieuwe bestellijst? Nooit gekregen.” En als het financeteam de leverbonnen nakijkt, weet niemand nog wat er ingekocht werd.
De veelheid aan beschikbare communicatiekanalen maakt het er niet makkelijker op. E-mail, Microsoft Teams, chat, telefoon, Whatsapp: er zijn zoveel manieren om informatie te delen. Geen enkele manager kan er ooit op vertrouwen dat elk kanaal op elk moment de meest recente informatie bevat.
Als een kostprijsberekening een enkele keer blijft liggen, zal niemand daarover struikelen. Gebeurt het regelmatig, dan gaat de winstgevendheid pijlsnel achteruit. En als iemand de update van de allergenmatrix niet ziet, dan staat de reputatie van het hele merk op het spel.
De bedrijfs- en productgegevens moeten efficiënt verzameld worden en toegankelijk zijn voor wie ze nodig heeft. Zo’n centrale databank noemt men de ‘Single Source of Truth’ of kortweg SSoT. Het is een beveiligd digitaal platform waartoe iedereen in het team met de juiste rechten toegang heeft.
Vraagt de operations manager wat de receptprijs is van de nieuwe poke bowl? Eén antwoord: “Kijk in het systeem”. Geen discussies, geen e-mails, geen Excel, altijd correct.
Welke informatie in de SSoT terug te vinden is, hangt af van bedrijf tot bedrijf. Sommige organisaties kiezen ervoor om enkel recepten, menu’s en voedingsinformatie centraal te beheren, anderen volgen er ook sales en keukenmanagement in op.
De heilige graal in multi-outlet management
De heilige graal is een volledig geïntegreerd systeem dat niet alleen de verkoopcijfers analyseert, maar die ook koppelt aan voorraad, inkoop en de receptendatabase. Zo’n end-to-end oplossing voor multi-outlet horeca is het F&B management platform Apicbase.
Carl Jacobs, CEO Apicbase: “Als niet alles gekoppeld is, creëren bedrijven onvermijdelijk data-silo’s. Er zijn spreadsheets met voorraadgegevens, folders met inkoopgegevens en apps met productiedata of allergeneninfo. Uiteindelijk moet er dan toch weer iemand tijd vrijmaken om al die informatie handmatig te analyseren. Dat is frustrerend. Volgens mij hoort software inzicht te bieden én tijdswinst op te leveren.”
De uitdaging: hoge foodcost terugdringen
De woorden van Carl Jacobs zijn gegrond. Veel horeca-professionals noemen hoge foodcost hun grootste uitdaging. Winst maken is nu eenmaal makkelijker als de kosten 100 procent onder controle zijn. Zeker vandaag, omdat door de crisis de inkomsten bijzonder onstabiel zijn.
De belangrijkste oorzaken van hoge voedselkosten zijn:
-
slecht voorraadbeheer
-
onbetrouwbare inkoopgegevens
-
diefstal
-
ongecontroleerde verspilling
-
mank portiebeheer
Zonder geïntegreerd systeem duurt het soms maanden voor problemen aan het licht komen. Wie neemt er stiekem flessen wijn mee naar huis? Voor je het weet gaan duizenden euro’s bedrijfskapitaal in rook op. Kapitaal dat niet geïnvesteerd kan worden in groei.
Carl Jacobs geeft een voorbeeld: “Een fastcasualketen met vijf outlets had op het einde van het vorige boekhoudkundige jaar 100.000 euro aan F&B-kosten, zonder dat hier een verkoop tegenover stond. Bedrijfskapitaal was met andere woorden verdampt. Wat was de oorzaak? Diefstal, te grote porties, overstocken… Ze hadden geen idee. Nu volgen ze alles op in Apicbase en merken ze het meteen wanneer problemen de kop opsteken.”
Blinde vlekken die marges verkleinen
Met een SSoT vermijden horecaondernemers blinde vlekken. Het systeem is transparant, biedt overzicht en inzicht, en moedigt discipline aan bij de teams. Als mensen weten dat het F&B-gebruik in het oog wordt gehouden leggen ze een grotere nauwkeurigheid aan de dag. Die nauwkeurigheid is nodig om de foodcost te verlagen.
Onderzoek toont aan dat horeca-ondernemingen tussen de 2 en 10 procent aan hun jaarresultaat toevoegen als ze wekelijks, in plaats van maandelijks, kosten en voorraad berekenen. Managers die dat doen detecteren onmiddellijk onregelmatigheden bij inkoop, receptbeheer of voorraad en kunnen maatregelen nemen om erger te voorkomen.
Dat zijn mooie cijfers. Zeker wel, en in veel gevallen maken ze het verschil tussen winst en verlies. Maar welke horecaprofessional heeft tijd om voortdurend spreadsheets te analyseren? Bedrijven die schalen hebben een systeem nodig dat zegt:
“In Utrecht wordt te veel wijn ingekocht in verhouding tot de verkopen in de EPOS. En in Maastricht daalden de receptmarges met 1 procent sinds die nieuwe leverancier. Praat eens met de managers daar.”
Zo werkt een Single Source of Truth
De SSoT werkt als volgt. Het is een geïntegreerd platform dat de operationele gegevens van elke vestiging centraliseert en sales, voorraad, inkoop, foodcost en marges berekent.
De chefs, de F&B-manager, de finance manager en de operations managers hebben toegang tot hetzelfde dashboard en werken op elk ogenblik met de meest recente gegevens.
5 stappen voor duurzame groei
Wie van één locatie wil uitgroeien tot een multi-site onderneming moet deze vijf zaken heel erg goed doen:
-
Consistentie in productie
-
Goed personeel aanwerven & trainen
-
Procedures standaardiseren
-
Nauwkeurig kostenbeheer
-
Efficiënte communicatie
Dat gaat makkelijker als alle bedrijfsprocessen geïntegreerd zijn in één transparant systeem. Etienne le Duc, manager Bunk Hotels vertelt hierover: “Eén platform om alles te managen, dat werkt fijn, en biedt controle. De hotels blijven draaien; ook als iemand ziek is.”
Stap 1: Consistentie in productie betekent dezelfde kwaliteit leveren op elke locatie. Dat spreekt voor zich. Een klant uit Utrecht die naar Maastricht reist, verwacht daar dezelfde ervaring als thuis.
Stap 2: Betrouwbaar personeel is de hoeksteen van elke onderneming. Personeelsverloop is niet alleen een gevaar voor de continuïteit van de onderneming, maar ook een enorme kostenpost.
Volgens een rapport van ABN AMRO uit 2019 loopt het verloop op tot 40 procent. Daar staan gemiddelde kosten van 42.000 euro per restaurant per jaar tegenover. Of omgerekend 7 procent van de omzet. Geen enkel groeiend bedrijf houdt dergelijk omzetverlies lang vol. De kosten zijn niet enkel een gevolg van training en opleiding van de nieuwe werknemers, maar ook van productiviteitsverlies bij ervaren werknemers. Als het verloop hoog ligt neemt de druk op ervaren collega’s toe, met alle gevolgen van dien.
Stap 3: Standaardisatie van procedures betekent zoveel als appelen met appelen kunnen vergelijken. Bij het beheer van een onderneming met meerdere vestigingen is het cruciaal om de prestaties van elke unit op een geijkte manier met elkaar te vergelijken.
Zijn er bijvoorbeeld grote variaties in foodcostpercentages, dan moet het management snel kunnen schakelen en uitzoeken wat de oorzaak is. Dat kan niet als elke eenheid er een eigen manier om inventarisatie, foodwaste-registratie of receptberekening op nahoudt. Elke vestiging moet de richtlijnen kennen en nauwgezet opvolgen.
Stap 4: Kostenbeheersing is de basis. Wie wil bouwen moet stevige grond onder de voeten hebben. Ondernemers staren zich blind op de omzetcijfers, maar die zeggen weinig zonder de kosten in rekening te brengen. Hoge omzet en lage kosten betekent hoge winst. Daardoor neemt het bedrijfskapitaal toe. Die financiële reserve maakt groei mogelijk. Gek genoeg is er in verhouding veel minder aandacht voor kostencontrole dan voor revenue-optimalisatie.
Nochtans heeft een onderneming meer grip op de kosten dan op de inkomsten. Dat geldt zeker voor de horeca. Dit blijft tenslotte een branche waar een paar regendagen de omzet kunnen kelderen. Wie de kosten onder controle heeft, kan beter tegen een stootje.
Stap 5: Efficiënt communiceren. De mogelijkheden om informatie uit te wisselen zijn groter dan ooit. Daarmee is ook de kans op fouten enorm toegenomen. Bedrijven die data centraal toegankelijk maken, zoals recepten, technische sheets, allergenen, foodcostberekeningen, stockcounts en inkoop, moeten geen onnodige mails versturen of updates opvragen. Daardoor is de kans op vergissingen vrijwel nul. Niemand hoeft spreadsheets of oude berichten te doorzoeken, want alle info is op elk moment beschikbaar voor wie ze nodig heeft.
Apicbase biedt een eenvoudige oplossing voor een complex probleem. Het monitort de F&B-acties en integreert met externe systemen zoals EPOS en personeelsplanning.
Het systeem doet de berekeningen. Het management ziet foodcost, marges, voorraad, productie, recepten, allergenen en voedingswaarden in een overzichtelijk dashboard.
De prestaties van de vestigingen kunnen makkelijk opgevolgd worden. Als er problemen zijn kan men onmiddellijk ingrijpen door bijvoorbeeld het inkoopbeleid aan te passen of de recepturen bij te sturen. Dat kan allemaal rechtstreeks in Apicbase.
Auteur: Geert Merckaert
