Boekhouden. Ook vaak het noodzakelijk kwaad genoemd, maar essentieel voor een goede bedrijfsvoering. Niet alleen voor de belastingdienst, ook voor de ondernemer zelf. Het geeft rust, duidelijkheid en een goede inzicht van zaken, mits goed ingericht. “Vaak hebben horecaondernemers echter geen tijd of zin om dit helemaal zelf te doen. Laat de ondernemer lekker ondernemen, daar ligt zijn kracht”, vertelt Bas van Kooten van OAMKB Horeca, administratie- en adviesbureau op het gebied van horecafinanciën.
Toch kiezen nog steeds veel beginnende ondernemers ervoor om de boekhouding door een te dure accountant of administratiekantoor zonder branchekennis te laten verzorgen, ziet Van Kooten. Of ze besluiten toch uit besparingsoogpunt de administratie zoveel mogelijk zelf te doen. Of dat een verstandige keuze is? “Mijn ervaring is dat nieuwe generatie horecaondernemers meer verstand van de moderne technologische mogelijkheden hebben dan de wat oudere ondernemers. De jonge generatie is toch wat meer allround en weet welk gemak automatisering achter de schermen kan opleveren.” Dat heeft volgens van Kooten te maken met het feit dat zij in een digitale wereld zijn opgegroeid. “En een zoveel mogelijk geautomatiseerde boekhouding komt het bedrijf alleen maar ten goede. Er worden minder fouten gemaakt en alles is veel overzichtelijker.” Daarnaast kan het verzorgen van de administratie hierdoor veel goedkoper worden aangeboden omdat de boekhouder ook veel minder werk hoeft te verrichten.
Frisse inkijk
Een voorbeeld. Met één druk op de knop kan de ondernemer met een gedigitaliseerd kassasysteem de omzet van Koningsdag 2017 ophalen. Daarmee weet je direct hoeveel je moet bestellen, hoeveel personeel er ingeroosterd moet worden en hoeveel omzet je zou kunnen verwachten. Een frisse en snelle inkijk in de boekhouding.
Echter aarzelen vooral veel oudere ondernemers om hun boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren en toe te vertrouwen aan een externe partij. “Begrijpelijk, maar het is zoveel fijner werken; alles in één overzicht en niet alle bonnetjes bewaard in een oude schoenendoos. Ik maak het nog wel eens mee. Dan denkt de ondernemer dat hij al die bonnetjes moet bewaren of in het systeem moet invoeren. Door de ondernemer bij de opstart of overstap te helpen bij het zoveel mogelijk digitaal inrichten is de ondernemer hier amper nog tijd aan kwijt. Hierdoor worden gegevens snel verwerkt en is de administratie altijd bij.
Gemak
Het aanschaffen van een te koppelen kassasysteem vergroot ook het gemak voor de ondernemer. Een goede afweging als je voor de aanschaf staat van een kassasysteem. Soms kost de koppeling een klein bedrag maar zeker de investering waard volgens Van Kooten. “We kunnen niet meer leven in een wereld zonder digitalisering. Het enige dat de horecaondernemer tegenwoordig hoeft te doen is het (laten) aanvoeren van zijn facturen.” De visboer, de paniekaankopen bij de supermarkt, de groenteboer, de slager en de man die elke week de versie koffiebonen komt leveren. Elk factuur wordt direct of middels een foto met de boekhoudapp opgenomen in het systeem.
Duur is dat niet meer. “Voor elke wens is er een pakket op maat op. Vanaf 25 euro per maand, naast financiële afwikkelingen zijn wij ook een sparringpartner voor de ondernemers. Met vragen kunnen ze altijd bij ons terecht", besluit Van Kooten
