Net als andere bedrijfstakken is de horeca niet ongevoelig voor fraude of diefstal op de werkvloer. Een biertje tappen voor een bekende zonder de consumptie aan te slaan is zo gedaan en vanwege de onregelmatige werktijden is de mogelijkheid om te sjoemelen met gewerkte uren eveneens aanwezig. Het is daarom belangrijk dat je personeel op de hoogte is van de bedrijfsregels en dat er controlemaatregelen zijn ingebouwd.
Het voorkomen van diefstal en fraude begint bij de bedrijfscultuur en de educatie en training van personeel. Het is van belang om een bedrijfscultuur de bevorderen waarin openheid en eerlijkheid worden gewaardeerd en medewerkers de ruimte voelen om eventuele zorgen te uiten. Daarnaast moeten werknemers op de hoogte zijn van manieren waarop zij fraude en diefstal kunnen constateren en hoe zij dit moeten melden. Door medewerkers te voorzien van de kennis om verdachte situaties te herkennen, kunnen veel potentiële incidenten worden voorkomen.
Dit artikel maakt onderdeel uit van de themamaand Horeca & Veiligheid. Alle artikelen uit deze themamaand zijn hier te vinden.
Zorg er daarnaast voor dat personeel op de hoogte is van eventuele gevolgen van hun acties. Neem in het bedrijfsreglement op dat werknemers geen bedrijfseigendommen mee mogen nemen zonder hier expliciet toestemming voor te hebben gekregen. Wees in de bedrijfsregels en -procedures ook duidelijk dat hier ontslag op staande voet op volgt en hanteer een zerotolerancebeleid. Dit kan later terugkomen bij een eventuele rechtszaak die wordt aangespannen door een ontslagen werknemer. Mocht een medewerker het ontslag willen aanvechten, dan is het belangrijk om aan te kunnen tonen dat (kleine) vergrijpen in het verleden ook niet zijn getolereerd, de gevolgen van diefstal en fraude duidelijk in de bedrijfsregels staan vermeld en de werknemer hiervan op de hoogte had kunnen en moeten zijn.
Implementatie van controlesystemen
Het opzetten van controlesystemen is essentieel om fraude en diefstal te voorkomen. Denk hierbij aan het instellen van toegangsbeperkingen tot gevoelige gebieden zoals de kassa en de voorraadruimte. Controleer ook regelmatig zaken als de transactiegegevens, de voorraadniveaus en de urenadministratie om eventuele afwijkingen snel op te sporen. Tegenwoordig zijn er een aantal technische hulpmiddelen die ingezet kunnen worden. Door bijvoorbeeld te kiezen voor een koppeling tussen het tapsysteem en de kassa kan realtime worden bijgehouden hoeveel geschonken en aangeslagen wordt. Hierdoor komen eventuele giften aan vaste klanten of vrienden of bekenden van het barpersoneel eerder aan het licht.
Een andere manier om controle uit te oefenen op de werkvloer is via beveiligingscamera’s, maar hier zijn juridisch gezien wel haken en ogen aan verbonden. Zo moet de inzet van camera’s in proportie zijn met de gepleegde diefstal of fraude en mogen er dus niet zomaar camera’s worden geïnstalleerd als er bijvoorbeeld een keer een flesje frisdrank ontbreekt. Daarnaast moet er eerst gekeken worden of het beoogde resultaat van de inzet van camera’s niet op een andere manier bereikt kan worden.
Ditzelfde geldt voor een eveneens relatief ingrijpend middel als tassen- of personeelscontrole. De inzet hiervan moet van tevoren opgenomen zijn in het personeelsreglement of de huisregels, zodat medewerkers weten dat deze controles tot de mogelijkheden behoren. Dergelijke controles mogen daarnaast enkel preventief worden uitgevoerd, op discrete wijze en zonder aanziens der persoon. Het is dus niet toegestaan bepaalde medewerkers die jij ergens van verdenkt specifiek te controleren.
Aan het gedrag van werknemers valt in sommige gevallen ook af te leiden of zij zich bezighouden met ongeoorloofde zaken. Let er bijvoorbeeld op of werknemers vaak onduidelijke onkostendeclaraties indienen of dat er onregelmatigheden in hun urenadministratie terug blijven komen. Het is verder te prijzen als een medewerker altijd als eerste binnen is en als laatste weer weggaat, maar dit kan ook betekenen dat diegene iets probeert te verbergen. Ook een levensstijl die niet overeenkomt met het inkomen kan erop wijzen dat er meer aan de hand is dan misschien op het eerste gezicht lijkt.
Wat te doen bij fraude of diefstal
Zodra je hebt geconstateerd dat een medewerker zich schuldig maakt aan het plegen van fraude of diefstal, is het in eerste instantie belangrijk om bewijzen te verzamelen. Dit kan onder meer door het spreken van getuigen, het verzamelen van gegevens uit de urenadministratie en eventuele camerabeelden. Houd er wel rekening mee dat privacyregels hier weer belangrijk zijn. Het kan raadzaam zijn om de betreffende medewerker gedurende de voortgang van het fraudeonderzoek te schorsen, maar zorg er in dat geval voor dat je dit goed kan onderbouwen. Als de schorsing achteraf onterecht blijkt, moet je mogelijk een schadevergoeding betalen.
Als de fraude of diefstal op een relatief beperkte schaal is gepleegd, kan je ervoor kiezen een officiële waarschuwing te geven. Zorg ervoor dat deze waarschuwing goed gedocumenteerd wordt en noteer de afspraken die in vervolg op de waarschuwing zijn gemaakt. Als er op grotere schaal fraude of diefstal is gepleegd, zijn beëindiging van het arbeidscontract of ontslag op staande voet de opties. Ook hierbij is het zaak om alle bewijzen, afspraken en redenen goed te documenteren, aangezien de werknemer ervoor kan kiezen om het ontslag aan te vechten. Na deze beslissing kan je, als er van tevoren een boeteclausule in het arbeidscontract is opgenomen over bedrijfsfraude, eventueel een boete opleggen. Ook kan je proberen eventuele geleden schade via een gerechtelijke procedure op de werknemer te verhalen.
Foto: Canva
Blijf op de hoogte!
Wil jij op de hoogte gehouden worden van het laatste luchroomnieuws en één keer per week de digitale nieuwsbrief van Lunchroom ontvangen? Schrijf je dan hier in voor de nieuwsbrief.
